Datenschutzhinweise für Online-Meetings via „RED connect Videosprechstunde“

Datenschutzhinweise für Online-Meetings via „RED connect Videosprechstunde“ des Heilpädagogisches Zentrum – Lebenshilfe für Behinderte e.V.

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „RED connect Videosprechstunde“ (nachfolgend: „Videosprechstunde“) informieren.

Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Videosprechstunde“, um Videotherapien, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Videosprechstunde“ ist ein Dienst der RED Medical Systems GmbH für Online-Meetings, den wir im Rahmen einer sog. Auftragsverarbeitung nutzen.

Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist

Heilpädagogisches Zentrum – Lebenshilfe für Behinderte e.V.
Zur Lebenshilfe 1
92699 Irchenrieth
Telefon: 09659-91/0
E-Mail-Adresse: info@hpz-irchenrieth.de

Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Videosprechstunde“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Wenn Sie an einem „Online-Meeting“ teilnehmen, werden Sie zu Beginn des Meetings nach Ihrem Namen und Zugangscode gefragt.

Audio- und Videoinhalte werden nur während des jeweiligen Online-Meetings verarbeitet. Während des Online-Meetings können Sie über die Knöpfe am unteren Rand des Bildes die Kamera oder das Mikrofon ein- oder ausschalten. Der Telefonhörer beendet das Online-Meeting.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

IP-Adresse: Um das Online-Meeting durchführen zu können, wird zwingend die von Ihrem Endgerät verwendete IP-Adresse verarbeitet. Eine Protokollierung der IP-Adresse durch uns findet nicht statt.

Name und Zugangscode: Zur Teilnahme an der Videosprechstunde werden Sie nach Ihrem Namen und Ihrem Zugangscode gefragt. Diese Daten sind nur für 24 Stunden, zum vereinbarten Termin gültig und werden anschließend gelöscht. Beachten Sie bitte, dass aber das Datum, sowie Uhrzeit und Dauer des „Online-Meetings“ in Ihrem Browser lokal gespeichert werden können. Wenn Sie die Daten nicht weiter sehen wollen, sollten Sie Ihren Browser-Cache löschen.

Daten der Beschäftigten (HPZ): Vorname, Nachname, Titel (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Telefon (optional), Profilbild (optional), Berechtigungen

Metadaten der Videosprechstunde: Termine, Ressourcen (Geräteinformationen), IP-Adressen

Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Videosprechstunde“ um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Wir nutzen keine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO zur Herbeiführung einer Entscheidung.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten der zu betreuenden Menschen bei der Durchführung von „Online-Meetings“ ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. h) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen (z.B. Behandlungsvertrag) verarbeitet werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Heilpädagogischen Zentrums verarbeitet werden, ist § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Videosprechstunde“ Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Videosprechstunde“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Der von uns für den Betrieb von „Videosprechstunde“ eingesetzte technische Dienstleister (RED Medical Systems GmbH) ist ebenfalls Empfänger von Daten. Wir haben mit dem Dienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Der Dienstleister trägt insbesondere Sorge dafür, dass alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit nach Art. 32 DSGVO eingehalten werden.

Daten der zu betreuenden Menschen werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt, wodurch ein Zugriff durch den Dienstleister nicht möglich ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Sie erreichen diesen wie folgt:

Heilpädagogisches Zentrum – Lebenshilfe für Behinderte e.V.
Datenschutzbeauftragter
Zur Lebenshilfe 1
92699 Irchenrieth
E-Mail-Adresse: datenschutz@hpz-irchenrieth.de

Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der Datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Tel.: 0981 180093-0, E-Mail: poststelle@lda.bayern.de.

Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

 

Stand: 19.05.2020